總是被嫌效率差?「番茄工作法」奪回時間管理自主權!
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總是被嫌效率差?「番茄工作法」奪回時間管理自主權!

2021 年 2 月 8 日


因為工作進度一再延誤,主管失去了耐心與信任。你承受著壓力,希望能趕上進度重新獲得主管的認同,結果反而錯誤連連。主管責難並要求限期改正這些錯誤,你為此忙的不可開交、原本的計劃也被耽誤,無疑是雪上加霜,眼看著離目標越來越遠,於是壓力更大了⋯⋯,就這樣陷入了惡性循環,只希望趕快結束就好。對於這樣的場景,你熟悉嗎?

做事效率不彰,不懂得做好時間管理

我們常說做事沒有效率的人,是因為沒做好時間管理。可能是做事沒有方法、習慣性拖延,或是容易受到干擾分心、無法管理外在的要求等因素。有許多時間管理工具或方法,可以解決這些問題。

比方說,有的著重在任務的優先順序上,像是優先矩陣(Prioritization matrix)、待辦清單(To-do-list)與時間箱(Time boxing)等工具;有的將重點放在分擔大腦的工作,集中精力於正在完成的任務,像是GTD(Getting things done)與番茄工作法(Pomodoro Technique)。

番茄工作法,一個超過三十年的時間管理工具,將焦點放在如何降低干擾對於認知上的影響,將更多的精力放在正在完成的事項上。如果你是個容易受到干擾而分心,或是不懂得拒絕別人的要求,導致自己的步調總是被打亂、老是被牽著鼻子走的人。我想,番茄工作法可以幫你改善這個問題,重新奪回專注力的主導權。

番茄工作法:減少干擾造成專注力耗損

這套方法包含了五個階段:規劃、追蹤、紀錄、處理與可視化,簡單來說

  • 規劃:決定一天的行動(Things to do today)
  • 追蹤:收集行動的相關數據
  • 紀錄:將一天所得的數據整理歸檔
  • 處理:將數據轉化成資訊
  • 可視:視覺化展現找出改善之處與方法

首先,找出完成事項耗費的精力?以一個番茄鐘為單位來計算。

▲番茄工作法的運作(劉奕酉繪製)

一個一個番茄鐘為 25 分鐘,完成一個番茄鐘就短休息 3 – 5 分鐘,再展開下一個番茄鐘;每完成四個番茄鐘就長休息 15 – 30 分鐘,以此類推。在紀錄表上寫下每個事項完成需要幾個番茄鐘?

把握一個原則:一個番茄鐘不可以被分割。

當一個番茄鐘被打斷,只會有二種情況:

  • 延遲干擾的活動
  • 放棄這個番茄鐘

干擾會打亂你的步調,或是分心去做其他的事。而番茄工作法的核心,就是有意識地訓練自己如何去減少干擾,讓工作可以一氣呵成不被打斷。干擾,又分為內部干擾、外部干擾。差別在於後者涉及別人,需要溝通處理。在過程中遇到內部干擾時該怎麼做?簡單來說,就是「接受它、面對它、處理它、放下它。」

  • 接受它:當你感到干擾出現,不需太大反應,只要記下來就好。
  • 面對它:決定你要怎麼做。一定要今天做嗎?能延後到何時?
  • 處理它:記在「臨時急迫事項」或「事項盤點表」。
  • 放下它:在表上註記後,就繼續工作直到番茄鐘響起。

換作外部干擾,因應的原則差不多,只不過在「處理它」的步驟,需要做到「有效告知、迅速協調、重訂計畫」之後再「回覆」對方。透過這套「告知、協調與回覆」的策略,你可以將這些外部要求安排在當天或改天擇時處理,避免外部干擾打斷步調,而不是被牽著鼻子走。

番茄工作法的目標是確保目前工作不被干擾。盡量延遲這些干擾的活動,力求按部就班,納入由自己掌握的計畫鐘。當妳熟悉了如何計算番茄鐘工時、如何應對干擾後,就可以進行預估與優化了。例如,將超過五到七個番茄鐘才能完成的事項拆解成數個小事項,來簡化時間管理上的複雜度。

團隊運用番茄工作法,減少摩擦、提高效率,有效達成目標

干擾對於團隊造成的影響,更甚於個人。番茄工作法不只運用在個人,做為團隊的時間管理除了避免干擾打斷,也能減少團隊成員的摩擦與不必要的會議,協助團隊在時限內達成目標。團隊使用時有二項準則:

第一,每個微團隊擁有各自的番茄鐘。
比方說一個五人團隊,其中三人負責A事項,是一個微團隊,共用相同的番茄鐘;另外二人負責B事項,也是一個微團隊,共用相同的番茄鐘。微團隊中的成員共用番茄鐘,同進同退;一起休息、一起承受被干擾打斷的影響。

第二,團隊時間表永遠高於微團隊的番茄鐘。
團隊時間表可以規劃全員參與的事項:開會、全員休息。每個微團隊可以自行決定番茄鐘的開始、休息時間的長度,無論番茄鐘還剩多少時間,只要進入到團隊時間表的設定事項時間內,一律中斷。

▲番茄工作法運用在團隊中(劉奕酉繪製)

實際運用時可能會遇到一些問題,例如:團隊成員接二連三被緊急要求打斷,影響了整個團隊的產能該怎麼辦?團隊中某一個事項遇到瓶頸,可能會阻礙所有人都得停下來該怎麼辦?在書中都可以找到一些解決的做法建議。

我從番茄工作法中體會到的三件事

從這本書中的內容,以及自己實踐的經驗,我有三個體會:

  1. 倦怠管理:該休息,就要休息
  2. 時程管理:培養出時間顆粒的意識
  3. 效能管理:提高專注力、避免無謂耗損

第一件事,是做好「倦怠管理」
人的大腦持續運作會消耗專注力。如何讓大腦有效運用專注力、避免空轉耗損,懂得在工作與休息之間適度的切換,大腦才會更有效率也不會過勞。在不少文章中都有提到過,高效工作者知道自己能承受的壓力是有限度的,並且會認真看待那個極限,通常是以 50 ~ 90 分鐘的密集工作為一個單位,兩次密集工作之間會穿插短暫的 7 ~ 20 分鐘休息。

過勞倦怠,常常出現在竭盡所能發揮自我的人身上。這樣在壓力與休息之間輪流切換,可以讓人維持巔峰表現所需要的體力、心力和熱情。而番茄工作法在每一個番茄鐘之間都安插了一個短休息、每四個番茄鐘之間安排一個長休息,與上述的做法如出一轍,只不過用更簡單、規律的方式。

第二件事,是做好「時程管理」
以秒、分或小時來衡量時間,都會感到時間「持續」流逝而焦慮,覺得沮喪而失去做事的動力。如果改為事件接續的角度來看待時間,將時間切成顆粒似乎就比較不會導致焦慮。

時間顆粒,就是一個人安排時間的基本單位,也是一個人看待時間的方式。多數高效工作者的時間顆粒會控制在 30 分鐘到一小時之內,而番茄工作法就是以 30 分鐘為單位,其中 25 分鐘工作、 5 分休息。養成時間顆粒的意識,就能簡化時程計算、預估與管理的過程,將專注力放在完成工作上。

第三件事,是做好「效能管理」
就如同所有的時間管理法一樣,番茄工作法是為了節省不必要的時間浪費,而不是榨出時間做更多。我們該拚的是時效、而不是時長,而時效與專注力有很大的關聯。

人的專注力有限,而受到干擾分心、切換任務都會使得專注力耗損,如果能減少這些耗損,就能提高效率、完成更多的任務。面對干擾,主動奪回主導權最好的方式,就是延遲這些干擾的處理,先記下來、再來安排怎麼處理它。

數位時代,番茄工作法還能發揮功效嗎?

作者發明出番茄工作法已經超過三十年,面對的數位時代帶來的影響,網路與社群媒體改變了我們的習慣與行為,甚至可能都用手機取代用手錶與時鐘了。這套方法還適用嗎?其實,從番茄工作法的本質「減少干擾的影響、提高專注力」來看,數位時代的干擾有增無減,能讓我們分心的東西實在太多了,反而更需要番茄工作法的協助,當然應對干擾的難度也更高。

過去使用計時鐘與紙本記錄的方式,現在則有更多的選擇,甚至可以透過實體與數位工具並用的視覺化管理,創造出更大的彈性、更有效率的追蹤及改善。實體紙本有助於提高動機、加強記憶、而數位管控可以即時調整時間視角,進行快速回顧與事件比較,掌握所處環境的變化。

無論時代如何變遷,最常帶來干擾的始終是我們的頭腦。作者建議,面對干擾的最佳方式就是加以接受、心平氣和的處理;即使真的分心做了其它事也沒關係。下一個番茄鐘會更好,放輕鬆吧!

職人簡報與商業思維|劉奕酉》授權轉載

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