整合通訊系統勢在必行

作者:Julian Chen   |   2015 / 01 / 07

文章來源:股感知識庫   |   圖片來源:股感知識庫


隨著 IP(Internet Protocol)網路的普及、雲端服務迅速成長及行動辦公室的強烈需求,傳統的企業基礎架構正面臨重建的關頭,使得企業不得不將企業組織內的訊息系統重新改造,這也讓以往整合訊息系統(Unified Messaging Systems)進展到整合通訊系統(Unified Communication;UC),以將各種的通訊服務進行整合。

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整合通訊系統的崛起

越來越多的企業正在找尋傳統語音系統的替代方案,而將通訊服進行整合就是一重大的方向。主要的力量來自於網際網路與雲端科技的發展,讓整合通訊系統(UC)能將許多的服務整合在一起。

就像將語音電話及語音信箱導入電子郵件、即時訊息及視訊會議當中,並靠著單一的網路來完成服務,讓使用者可以即時的或是非即時進行溝通,也可以不中斷就可進行切換。譬如你可以藉由留言在語音信箱,就可以傳送即時訊息給對方,這無疑的是讓企業內的溝通更加迅速,協力工作也更加簡單。

什麼是整合式通訊系統?

和以往整合訊息系統不同的是,讓使用者可以即時的或是非即時進行溝通,並可以在任何時間,透過任何的通訊工具來進行讀取電子郵件或是語音信箱的留言,通訊的工具範圍更廣,像視訊服務也包括在內。

企業導入整合通訊系統勢在必行-01

整合式通訊系統的原理是簡單的。就是針對某個接收者而言,所有進入的訊息,不管是電子郵件,傳真,語音信箱,或是簡訊系統,都是存放在訊息伺服器上的單一信箱。使用者能夠使用任何一般的通訊終端工具,來存取這個信箱。最普遍的就是像微軟 Outlook電子郵件的用戶端,真正的整合式訊息系統還要能夠讓用戶藉由一般的電話,智慧型手機,或網頁瀏覽器去存取並管理此信箱。

在訊息整合的基礎上,能夠明瞭接受的所在之處和狀態,透過各式通訊工具,和協力工作軟體的協助,整合企業流程,提高生產力。

真正的整合式通訊系統,將有能力去管理全部的訊息型態,而不是變成一個更複雜的怪獸,譬如是一個帶有傳送電子郵件的傳真伺服器。這兩個產品或許能夠單獨銷售,在整合式的解決方案之下,就能夠提供完全的潛在效益。

整合式通訊系統的效益

每個用戶被分配到一個郵件信箱的電話號碼,能夠設定為任何進入的訊息排定路由,不管它的格式為何,將會直接傳到桌上的環境。能夠建檔,備份,及刪除這些新型態訊息,就像一般電子郵件一樣,是變得更方便了。對於外傳的訊息,整合通訊系統能提供用戶在其桌上環境,就能傳送訊息的能力,通常是使用工具列按鈕的方法。這能夠讓用戶從任何熟悉的文書處理工具或辦公室軟體去產生傳真,電傳或簡訊,並傳送給預期的接收對象,而且不用將訊息印出來。

對於行動用戶而言,能夠遠端存取以往只能在辦公室才能存取的訊息,才會有明顯的益處。舉個例子,利用一般的行動電話撥打語音信箱將會產生各種型態的訊息,以表示它們正等待接收。在高階的機器,電子郵件訊息還可以藉由複雜的文字與語音轉換工具,直接播放出來。另外,訊息能夠集中存放在單一的伺服器,就表示一當訊息被開啟,就是開啟的狀態。

節省成本

電腦電話整合系統的功能,讓高階的整合通訊軟體更能將電話網路整合在一起,而且這個能將訊息伺服器和企業語音交換機(Private Branch eXchange;PBX)整合在一起的能力,對於很多用戶是項重要的功能,特別是對於那些電話客服中心和客戶服務應用系統的使用者而言,像將撥打電話者的明細資料從資料庫查出,在回答電話前送至電腦的畫面。電話客服中心是另個應用,整合通訊系統的功能可以將多重型態訊息合併到單一的撥打記錄當中,並且監視的機制可以大幅的改善運作效率及系統效能。

企業導入整合通訊系統勢在必行-02

將企業的訊及儲存。對於多國籍企業而言,分散式的整合通訊系統在要傳送到公眾電話網路之前,藉由在WAN或VPN,選擇所傳輸的路由,以靠近最後的接收者,以大幅降低成本。藉由此種方法,可比透過WAN的充分使用,降低最多的成本,以降低長途電話或國際長途電話的收費。

模組化方式

幸虧,整合通訊系統供應商不期待企業用戶將其全部的傳真,語音信箱,或電子郵件淘汰,並用相等功能的整合通訊系統來取代,而是偏好提供一個結構化,模組式的解決方案,並能開發且昇級到所需要的。

大部分都是從傳真伺服器或語音信箱的單一需求開始,而且能夠和現有的標準電子郵件整合在一起。時間一久,這個基本模組就能夠發展納入其他整合通訊系統的架構及功能,這能夠擴展的能力,是一項高階整合通訊系統的基本特性,它提供給用戶一項投資的保障,這在快速進展的科技領域,是一項基本的要件。

所有訊息技術正快速的發展,龐大的功夫正集中在VOIP的開發,也將會納入整合通訊的概念。一旦發展階段到達了語音及數據都是整合在IP網路上,所有的辦公室通訊將可以藉由一個整合通訊軟體來控制、記錄、備份。

建置整合通訊系統的考慮因素

根據 Infonetic Research 研究報告指出,代管式的訊息系統在2013年成長了20%,在2014年也持續在成長,Infonetic 也預測2018年之前,雲端式的PBX和整合通訊系統將會到達 120億美金。

持續在成長的同時,你或許也看到企業本身一方面建置軟體與硬體,另一方面也投入雲端服務,這要如何決策,以選擇企業最佳的解決方案? 在選擇一個適合的套裝方案之前,物流,財務及作業等角度是必須要被考慮的。而要自行建置或是代管的考慮因素如下;

  • 安全性的考量
  • 需要那些型態的功能?
  • 迫切性
  • 需要和企業其他流程整合嗎?
  • 功能是簡單的還是複雜的?
  • 功能擴充性

一般而言,假若你並無高度安全性考量,需要盡快地建立功能擴充較易的話,代管式的雲端訊息系統會是較佳的選擇。

 

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Julian Chen
從事資訊與通訊產業,熱愛科技新知與產業動態報導。

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