激盪討論、藉故事表達想法 我用「樂高積木」開回顧會議
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激盪討論、藉故事表達想法 我用「樂高積木」開回顧會議

2021 年 5 月 11 日


每次都一樣的衝刺回顧會(Sprint Retrospective)是否感到有些無趣了呢?試試一邊玩樂高積木(LEGO)一邊進行回顧會吧。

準備事項

回顧會中,我們會用到大量的樂高積木,市面上常見的樂高經典系列,就是一個滿好的選擇,提供多種顏色和很多數量的積木。 如果覺得樂高積木價格太高貴,也可以到專門的二手商店,採購使用過的樂高積木。為了提升遊戲的趣味性,除了基本造型的積木外,也可以搭配一些特殊的積木,例如:人物、車子、造景。幫助大家在創作的過程中,更得心應手,並且帶有成就感。

會議議程

▲回顧會的 5 個階段 (圖片來源)

1. 設定會議基調(Set the stage)
在會議一開始的時候,主持人請大家做 Check-in,幫助參與者意識到回顧會議準備開始了,心情從開會前轉變成開會中。主持人可以採用很簡單的提問,例如:「請用一句話形容現在的心情」。

2. 蒐集資料(Gather data)
「How does the team work in the previous sprint?」(團隊在上個 Sprint 裡,工作情況如何?)

主持人提問後,給予每個人 15 – 20 分鐘的時間,使用樂高積木組裝成一個作品。等時間結束後,透過作品的創作概念,將自己的想法與故事分享給其他人。

3. 激發見解(Generate insight)
「What are the things that we didn’t make a perfect sprint?」(我們缺乏了什麼東西,讓我們無法達到完美的 Sprint?)

主持人再度提問後,同樣給予每個人 15 – 20 分鐘的時間,在原有的作品基礎上,再增加一些樂高積木。這回合增加的樂高積木,很可能就是我們團隊缺乏的東西。等時間結束後,請每一個人各自做分享。

4. 做出決策(Decide what to do)
在上個階段中,可能同時討論許多議題。在這個階段中,我們會選擇一些主要議題去處理,建立具體的行動項目來解決這些問題。

5. 結束會議(Close the retrospective)
如何會議開始時有 Check-in 活動,會議結束時也會有 Check-out 活動,讓大家意識到會議真得結束了。主持人同樣可以採用很簡單的提問,例如:「請用一句話形容現在的心情」。

活動紀錄

樂高積木象徵著創意與樂趣,無論你過去有沒有接觸過,只要當你開始組裝積木時,自然就會產生源源不絕的想法。當大量的積木傾倒在桌面上時,歡笑聲就從這時刻開始,讓原本嚴肅的回顧會馬上活潑了起來。


經過 15 分鐘後,每個人都各自完成了一個作品。接著,每個人針對自己的作品進行分享。你會發現,有些人在過去的回顧會中很少發言,透過遊戲的形式,每個人都突然變得侃侃而談,而且整個會議的氣氛是很輕鬆活潑的。

還有一個最大的不同是,當我們看著自己的作品進行分享時,就像是說故事一樣,你是在描述這個作品的一個意象。你會是針對事情在討論,而不是針對人進行檢討。簡單說,容易達到「對事不對人」的討論。

這是部分成員的作品,作品的完成度都滿高的。而樂高回顧會的重點不是在製作精美的作品,基本上,只要能讓作品搭配講故事,傳達你的想法讓大家知道,這樣就可以了。

左上角的作品:我們不斷的將新功能疊床架屋上去,導致我們的基礎很薄弱,一不小心整個建築物就會倒塌。建議團隊應該花時間重新檢視程式架構,或是增加單元性測試的質與量。

右上角的作品:如果每一條積木代表一個任務,你會發現每一個任務都是不協調的,甚至在過程中,一個任務還會生出更多的任務需要處理。希望團隊在規劃會議時,對於分配與協調任務可以做得更確實。

右下角的作品:黑色的車子代表著是我們的團隊,灰色的長條基地,代表著一個 Sprint 的長度。當車子從右邊緩緩開向左邊時,雖然一路上有許多的突發狀況與問題,但是我們都一一解決,並且拿到最後左邊的花朵,花朵意味著達成目標。

會議後檢討

樂高回顧會需要特別留意提問的設計,我曾經嘗試過兩個獨立的提問,因此,每個人等於需要組裝出兩個獨立的作品。每回合需要 15~20 分鐘,因此,兩回合就需要 30~40 分鐘,會需要很充足的會議時間。

這次的設計是 2 個提問之間是有關聯性的,因此,在第 1 回合結束後的作品,是可以帶入第 2 回合,大家只需要在原本作品的基礎上,繼續發揮想像力,做出更多的零件,並且疊加上去即可。這種方式會比較節省時間,比較不會讓會議拖得太長。

無論上面哪一種方式,基本上,樂高回顧會都需要 90 分鐘。除了每個人都有機會發言 2 次以外,團隊可以選擇最重要的 2 個議題,進行深入的交流與討論,並且找出對應的行動方案來幫助團隊前進。

最後,這是其中一位參與活動的成員的回饋。優點是每個人都需要分享自己的想法,以及會議的形式比較活潑點,不會那麼嚴肅;缺點就是真得會花比較多的時間。

德瑞克的敏捷咖啡》授權轉載

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