寫給職場新鮮人:如何聽懂主管的話?
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寫給職場新鮮人:如何聽懂主管的話?

2020 年 11 月 29 日


有不少主管,繞著彎跟你說話,旁敲側擊的那種。開會 2 小時,很簡單的事,說不清楚講不到重點。事後還要催催催,過來人簡直兩行淚!這也是許多初入職場的年輕人要學的第一課:

為什麼當主管的不能把話說清楚?

一般來說,越是需要靠人際關係生存的地方,越是會有這種官僚化的主管。越是講究效率的地方,越需要說話直接了當,乾脆利落。進入職場後,細心的職場新人們總是會發現,那些升遷的特別快的人,大都事事門清,表達清晰簡練。因為人家清楚地清楚,跟人打啞謎浪費的這大把時間和造成的相關風險,他可以確定性的做很多其他更有用的事情。

所以與其半夜睡不著去揣測這種主管到底想表達什麼,還不如把自己的表達能力培養好,這樣才有機會去更專業更高效的環境發展。就算是留在這樣的單位,更要把具體事情落實,為自己建立好的口碑。高效率表達這麼重要的事情,其實是有套路的,再加上刻意的練習,職場新人也能在短時間內成為表達高手。

先回應主管結論

員工們都會遇到給上級報告工作的情況,雖然好的工作報告可能不會讓你一步登天,但是一場糟糕的報告很有可能就會讓你失去晉升的機會。經常會踩雷報告最常見的是以下兩種:

地毯式陳述

有的人,主管明明問她要一個績效考核統計數據,她總是說這個數據是從哪裡來的,用什麼方法和工具統計出來的。但就是不直接告訴主管數據是多少,讓上司很是著急和抓狂,就覺得跟她說話太費勁。這樣的員工很容易把主管搞得很煩躁,被棄用是遲早的事。

東拉西扯沒重點

講了很多,寫了很多,但很鬆散,沒有主題思想,事物之間缺乏關聯性,看不到想要的東西。或者他明明想說的是A,說著說著開始講B,這些都是很常見的錯誤,就連做個 PPT,整個螢幕都是文字,連個小標題都懶得標黑,一到正式報告,就一個一個字照著上面念。那怎麼樣才能很好報告工作,第一個套路就是中心法則,結論先行。

  1. 先講結論
  2. 再講經過
  3. 最後再重複結論

經理:小李啊,上次交給你的任務做完了沒?進度如何?

小李:還沒有。因為對接供應商那邊出了一點問題,大概要三到五個工作天才能解決,所以我還需要一個星期來完成這個計劃書。

工作是否完成是經理最關心的結論,但這個結果經理通常不會滿意。所以小李直接補上經過,也就是對接供應商那邊的現狀,最後再強調一次結論:還需要一些時間來完成這個計劃書。

相反的,如果小李的結論已經達成經理的期待,經理也可以選擇結束對話。假若對話繼續下去,請記得在最後再重複一次結論,以確保你們之間進行的不是一場無效溝通。結果法的重點就在於先闡述事情的全貌,並將主導權交給對方,讓對方獲得急需的答案後,再由他決定對話是否要持續下去。主管更想了解的是你的工作結果和效率,從主管的需求出發,工作報告事半功倍。

升職快的都會主動報告

剛開始工作那會,偶爾得知部門有個同事每天雷打不動給經理寫一封信件,列數她今天所完成或者在進行中的工作。我心想,有必要浪費時間做這個還不如好好乾活,從不去打擾老闆,到時候交活兒完事,多利索!

後來擔任了任務經理的工作,其中一個必要的工作就是每週都要寫任務進程報告,然後才意識到工作報告的必要性。我在寫報告的過程中,需要把上個階段發生的事項像放回放電影一樣全部過一遍,然後再提煉總結。

因為篇幅有限,要找到合適的語言和邏輯來表達,這個過程就是一個鍛煉思維能力和表達能力的過程。寫出來的東西和說出來的相比,能成倍地調動你的腦力。

首先,花時間想想你報告的目標。沒有清晰的目標,就無法撰寫進度報告。團隊裡其他人希望從我這得到什麼資訊?我應該重點寫哪方面的東西?有哪些任務很重要需要讓他們知道?

第二個套路是工作報告模板:

D (DONE): 上階段完成的事務

I (IN PROGRESS): 正在進行的事務

T (TO DO):準備下階段開始的事務

R(RISK):有哪些風險可能會影響到工作的進程

I (ISSUE):哪些問題或者挑戰需要及時解決,從而能讓工作繼續推進

如果把這幾個關鍵點都在工作信件中完全說明,就可以給你的老闆一個具體的工作形象。報告的本質,是溝通。既是傳遞工作成果,也是為了尋求明確的上級支持,請好好運用這個溝通套路。

說不清楚,是因為沒想清楚

為什麼別人三兩句話就能夠說清楚的事,你卻說了一大堆別人還不知道你想表達什麼?為什麼你會在工作中的述職、工作報告時感到焦慮不安、不知道從哪裡說起?巧遇大老闆,他隨口一問,最近任務進展如何,你會在心裡說: “ 慘了,考驗我的時刻到了? ”

說不清,其實是因為思維結構不對。想不清楚,其實是因為邏輯混亂。表達時需要一個明確的主題的,你要知道你們在談論什麼,對於這個主題,有想法最好。但是如果能有自己獨立的觀點,那更好了。

要一事一議,緊扣主題,盡量不要說多,說多了會亂,也很難講清楚,所以一定要一事一報告。

明確是什麼。“ 明確 ” 的意思就是主題明確,而且層次分明。明確性意味著要將多層次的主題進行分離,比如:什麼是屬於整體的?什麼是必須單獨拿出來考慮的?產生這樣的結果是因為什麼?明確來自深度的思考,經過思考的表達,才能做到有話直說,表達清晰,知道什麼時候,說什麼話。

那麼表達之前該如何思考呢?這就需要先把大主題進行拆分,拆分成小的主題,針對每個主題進行思考準備。然後再把思考過後的小主題進行整合,組合成一個完整的大主題。就好比搬家,把搬家當成一個任務來管理,先拆分開搬家都包含的部分:尋找新房子,收拾整理,運輸,購買新家具,處理舊物,戶口遷移,新家裝修等等。想好每一個獨立步驟,設定優先級,制定進度表,然後再把每個部分整合成一個有系統的整體,這樣在操作起來就是步驟清晰,避免出錯了。

每年的述職報告會上,新人和有工作經驗的人,表現就會大不一樣。新人往往羅列自己這一年都做了哪些事,像收入帳一樣讓人聽了想睡覺。而有一定經驗的同事做述職報告時,會先講明自己這一年的工作業績成果,然後分析哪些是業務成果,如何做到的,哪些是輔助工作的成果,如何做到的。最後還不忘對未來一年工作的規劃概述。

最後給大家提供幾個提高溝通溝通能力的練習方法,持之以恆修煉,你也能成為表達簡潔利落的溝通高手。

  • 鍛煉歸納能力

在說話前,要先練好歸納能力,將想說的話彙整成簡單扼要要的重點。

  • 避開專業術語

說話高手往往造成不同年齡層的人都清楚他要傳達的訊息,會試圖將柏林用語,專業術語和艱澀澀詞彙,轉換成一般性詞彙,而且內容最好簡單到 “ 連中學生也聽得懂。 ” 例如,向一名中學生說明總經理的職務時,你可以這麼說:我想你的學校都有籃球隊吧?而總經理,就跟籃球隊的教練一樣。

  • 在話中明確說明理由

有魅力的演說者之所以能夠能夠說動別人,讓多數人心服,唯一訣竅就是 “ 在話中,明確說明源由 ” 。“ 說這是正確的,那是因為⋯⋯ ”、“ 為何會推薦你這個,那是因為⋯⋯ ”久而久之,你的邏輯力便會跟著提升。在職場中勇於表達、善於表達的人總是更能得到主管青睞。想要在職場表達中游刃有餘只需掌握這 3 個技巧:

  1. 回應主管,先說結論
  2. 報告工作,完整說明進度和風險
  3. 有意識地鍛鍊邏輯思維能力

 36 氪》授權轉載

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