辦公室新風貌-BYOD

作者:Julian Chen   |   2015 / 01 / 05

文章來源:股感知識庫   |   圖片來源:股感知識庫


辦公室新風貌該會是如何? WiFi(無線網路)、VoIP(網路電話)、BYOD(企業員工自帶設備)將成為新型辦公室新風貌的主要元素。

這幾年來,隨著智慧型手機與平板電腦大舉進入企業環境使用,讓企業也將基礎架構由網路為中心改以使用者為中心,因此在不違背組織安全原則之下,資訊系統也在e化之外,也積極的推動m化。根據iThoe 2014年CIO 大調查的結果,企業 W-Fi 無線網路的覆蓋率已經達到61.4%,絕大多產業想採用的比例也超過五成,而且也有62.9%的公司會採購平板電腦給員工使用。

辦公室新風貌-01

由此看來,以移動性為中心的企業存取網路會成為企業必走的方向。因為企業的網路環境,會打破既有界線,成為虛擬的、移動的辦公室,讓企業員工能夠透過有線網路、Wi-Fi 網路或是VPN連進來企業網路,都能在移動的過程中,提供安全、一致的上網方式。

無線網路是基礎架構

這趨勢是必然的,因為在辦公室中,無線網路的範圍越來越廣,除了原本的會議室、交誼廳與接待大廳外,無線也正逐漸取代有線網路。因為它具備高移動性與快速架設的優勢,以迅速的佈建起隨處可得的網路。

重要的是新一代的 802.11ac傳輸速率已屬於G bit/s 等級,足可和一般傳統的乙太網路媲美,這也讓企業採用無線網路的意願大增。

網路電話是應用

隨著網際網路的發展,傳統的公眾交換電話網路(Public Switched Telephone Network; PSTN) 逐漸在式微當中,取而代之的就是網路電話(Voice over Internet Protocol; VoIP),隨之興起的包括了 IP-PBX與 IP Phone等新型態的設備。

一般企業的語音系統的管理是使用用戶專用交換機(Private Branch Exchange; PBX)來管理,它是以程式控制來完成企業內部之間以及與公共電信網路的電路交換,並將語音電話、傳真及數據機等功能整合在一起。

而IP-PBX(Internet Protocol PBX)式將所有功能與呼叫都是透過網際網路來傳送,它可讓企業的語音、數據網路系統都架構在IP網路上,這樣除了節費外,還有佈線簡單(不用電話線,只要網路線)、高度自主管理、容量擴充,升級成本低的好處,重要是因為是架構IP 網路之上,它就帶來了分機隨身、號碼一致性、用話機即可瀏覽網頁及訊息整合等傳統PBX無法提供的功能。

另外隨著雲端服務的興起,代管式或租賃式的PBX 也應運而生。這對於一般小企業而言,是相當誘人的解決方案,因為就不須購買及維護昂貴的系統。

IP PBX V.S. PBX

辦公室新風貌-03

IP-PBX 是未來企業通訊網路不可擋的趨勢,但是就目前看來,紛亂的產品規格與終端的IP Phone 價格也還過高,另外如果網路斷線,也要面對電話不通的風險,而且一旦網路中了蠕蟲病毒或駭客入侵,語音系統則將和網路系統同時癱瘓。

BYOD 是管理課題

就在這基礎架構已逐漸無線化,語音網路化的同時,讓員工攜帶個人裝置(BYOD) 已是不可避免的管理課題。

根據英國調查機構 Vanson Bourn 在2011年的研究,開放員工帶自己的行動設備上班有許多好處,有78%的上班族認為企業如果實施BYOD,員工自己帶的電腦一定會比公司所提供的好,有7%的員工認為,使用自己的電腦上班,工作效率可以提昇7%。重要的是,企業若推動BYOD的策略,員工會認為公司的治理思維較先進,可以提高員工對企業的認同感,員工對於工作的滿意度也比較高。

BYOD 有底下三項主要優點:

  • 提高生產力: 一般來說,員工自行攜帶的裝置會比公司配備的要好,而且也熟悉,毫無疑問的可以提高生產力。
  • 彈性化:因應行業別與工作內容的不同,必須要有不一樣的裝置給予支援。就像日常與緊急訊息通知,也直接發給員工的手機,以能獲得最大的即時性。相關的例子也包括了行動企業虛擬網路(Mobile Virtual Private Network; MVPN),這把個人的手機號碼與公司的電話語音系統做整合,讓個人的手機也是公司語音網路的一部份,這是企業面對行動化應做的改變。
  • 成本降低: 目前許多企業都是採取租賃的方式,提供資訊設備給員工,或是企業提供購買設備的津貼給員工,這都是要減低公司在資訊設備資產的成本,而 BYOD 也是降低成本很好的方式,使得公司可降低資訊設備的成本與減少管理的成本。

 

辦公室新風貌-04

讓員工以其熟悉的資訊設備進行辦公,目前多屬手機及平板,所施行的企業會提供 App 供員工安裝,並藉由此系統達到控管。控管可透過底下的方式來達到:

  • 包括以連線裝置的授權:連線裝置必須登記,資訊部門要先取得其網卡實體資料,並且安裝連線軟體。若需要在家工作或出差等,就必須再安裝VPN軟體,以確保連線管道的安全。
  • 過長連線時間的控制: 除了嚴格限定持續連線的時間外,也可以當機密資料面臨不當存取時,遠端中斷掉連線。
  • 以軟體來控制資料的存取: 除了安裝 App 應用程式給員工存取企業資源系統或銷售資料,目前像微軟的Outlook 與 IBM 的 Lotus Notes 都有提供給手機或平板的模組,而使用者端也必須安裝相對應的讀信軟體,以讓員工用其手機讀取信件。

另外也包括裝置檢查的軟體,以確保裝置是否有安裝防毒軟、開啟防火牆、病毒碼的定期更新、螢幕保護與郵件密碼及登入網域密碼的定期更新。

行動與遠距辦公室的興起

這只是個起頭,在基礎架構朝向無線化與語音網路化的改變下,新的工作型態正在襲捲而來,辦公室也將會截然不同的新風貌。縱使你不進辦公室,也可以遠端進入公司內部系統來處理公事。而公司內部的系統也可因你地點移動化的需求,提供隨處可得的網路資源,在資訊安全的前提下,提升了生產力,這無疑是企業必然的發展方向。

 

喜歡這篇文章?加入你的S夾!

Julian Chen
從事資訊與通訊產業,熱愛科技新知與產業動態報導。

臉書個人粉絲團:新通訊快報

Julian Chen的最新文章
More

社群熱門分享排行榜
本週
本月
追蹤股感的社群