ABCED 方法:提高效率必用的「升級版」待辦事項清單

作者:神譯局   |   2020 / 09 / 28

文章來源:36氪   |   圖片來源:股感知識庫


最重要的事情絕不能被最無關緊要的事情所支配

編者按:利用待辦事項清單來提高自己的效率怎麼樣?當然可以,但你可以考慮採用“升級版”待辦事項清單,因為普通的待辦事項清單只是列明了要完成的事情,但是卻並未區分事情的輕重緩急。而“升級版”待辦事項清單最大的特點就是將你要完成的事情進行進一步劃分,從而抓住重點,排除其他不重要的事情,畢竟“最重要的事情絕不能被最無關緊要的事情所支配。

圖片來源:LinkedIn Sales Navigator on Unsplash

說到日常計劃,大多數人已經有了一個普通的待辦事項清單。這很好,但如果你想最大化你的生產力,這還不夠好。事實上,最有效率的人常常使用一種叫做“ ABCDE 方法 ”的方法。

就我個人而言,我每天都在使用ABCDE方法。這是一個很重要的計劃,可以讓我把經歷保證用在我的優先事項上——並擠出一天中最重要的時間。 ABCDE方法不是我自己想出來的。事實上,我是從我的導師Brian Tracy那裡學來的。

在他的一本書中,Brian Tracy說,“ABCDE方法是一個強大的設定輕重緩急的技巧,這個方法你可以每天都用。這個技巧簡單而有效,它能讓你成為你所在領域中最有效率和影響力的人之一。”

聽起來很有希望,不是嗎?

為什麼待辦事項清單是一個不完美的效率工具?

好吧,首先我要說的是,創建一個待辦事項清單總比完全不使用待辦事項清單要好。如果沒有一個明確的計劃,你絕對不會想要開始一天的工作。從這個意義上說,待辦事項清單已經是一個有用的計劃工具了。

然而,在使用待辦事項清單時,有一個很大的缺陷。這個缺陷會給你一種效率的錯覺——這就是為什麼最有效率的人一般不用那種普通的待辦事項清單。

圖片來源:Jessica Lewis on Unsplash

那種普通的待辦事項清單的問題在於,它並沒有顯示出一項任務的重要性。它不能清楚地顯示出當天哪些任務是你需要優先完成的。相反,它只是你今天想要完成的所有任務的集合罷了。

然而,真正的效率並不是盡可能多地處理你的待辦事項清單上的任務。相反,當你持續完成最有價值的任務時,才能達到高效狀態。當你不斷地把你的任務清單上最有價值的任務刪除時,你才會取得最大的進步、贏得財富和影響力。

效率並不意味著要拼命工作、忙碌或開夜車……更重要的是分清輕重緩急、計劃好並竭力保護你的時間。

——Margarita Tartakovsky

因為那種普通的任務清單並不能說明每個任務的重要性,我們很快就會在任務清單上不太重要的任務上迷失自己,而在一些真正重要的任務上拖延。

然而,我們仍然感到很有成效,因為我們完成了許多不同的任務——即使這並沒有帶來很大的進步、也沒有給我們帶來財富或影響力。這被稱為“效率拖延症”。為了避免這種效率陷阱,用更有效的ABCDE方法取代普通的待辦事項清單要好得多。

ABCDE方法是升級版的待辦事項清單

ABCDE方法是待辦事項清單的升級版。使用ABCDE方法,哪些任務是當天的優先事項對你來說一目了然,而哪些任務是不那麼重要也同樣清晰明了。

在日常生活中,這能幫助你集中精力去做真正有意義的事情,這是成功的關鍵。因此,ABCDE方法比普通的待辦事項清單更可靠。這是一個重要的計劃,可以讓你的每一天都更有效率。

圖片來源:NESA by Makers on Unsplash

什麼是 ABCDE 方法?

ABCDE方法由兩個相對簡單的步驟組成。首先,就像待辦事項清單一樣,先寫下你今天想要完成的事情。然後,第二步是把A、B、C、D或E分配給你列表上的每一項。第一步很容易,但是第二步有點難。我們來看看這些不同的字母分別代表什麼意思。

把1-3個最重要、最重要的任務,用字母“A”來表示。這些任務,如果完成了,會大大拉近你實現目標的距離。因此,你絕不想拖延。每一天,無論如何都要完成你的首要任務。

你每天能完成的最有價值的任務往往是最困難、最複雜的。但高效完成這些任務的回報和獎勵是巨大的。

——Brian Tracy

字母“B”則用來表示那些不像“A”任務那麼重要的任務,但如果你今天能完成它們就更好了。簡而言之,如果你沒有完成你的“B”任務,它們會產生一些消極的後果,而如果你完成了它們,它們會帶來一些積極的好處。然而,他們不應該妨礙你完成“A”任務。

字母“C”則代表了那些今天不需要完成的重要事項上。這些任務對實現你的目標沒有多大幫助。我們通常喜歡做這些事情,因為它們容易完成,需要較少的注意力和意志力,而且能提供快速的刺激。這就是為什麼它們不如B任務或A任務有價值的原因了。

確保這些任務永遠不會妨礙你最有價值的任務。正如Johan Wolfgang von Goethe所說的那樣,“最重要的事情絕不能被最無關緊要的事情所支配。”

圖片來源:Avel Chuklanov on Unsplash

字母“D”就屬於那些所有你能委託給其他人的任務了,放權給那些能做得更好或更快的人。你不應該把時間花在這些事情上,因為你的時間更寶貴。

如果有一件事能讓你成倍地提高效率,那就是把任務委託給其他人,這樣你就能在重要任務上花更多的時間和精力。現在,任務委託也可以通過虛擬助理或自由職業者來完成(例如,在Fiverr和Upwork上)。

字母“E”代表了所有你可以刪除的任務。經過仔細的分析,你可以得出結論,那就是一些任務根本是不必要的。提高你的效率(和生活質量)通常不僅僅是你做了什麼,更重要的是你沒有做什麼。

就我個人而言,我一直在努力消除不必要的東西。如果它對我的目標沒有顯著的推動作用,我就會盡可能地把它從我的生活中剔除。正如Brian Tracy所說,“你只有停止了低價值的活動,才能控制自己的時間和生活。”

通過給你的任務編號來進一步區分優先級
在任何一天,你都可能有來自同一類別的多個任務(例如,多個A任務或多個B任務)。在這種情況下,你可以通過為每個任務分配一個數字來進一步劃分它們的優先級。例如,A1是你的最高優先級任務,其次是A2,然後是A3。

圖片來源:CoWomen on Unsplash

通過ABCDE方法,與使用普通的待辦事項清單相比,你每天都有一個更一目了然的計劃。你確切地知道哪些任務是關鍵任務,哪些任務不那麼重要。這能讓你更好地掌握你的優先事項,這對於提高效率和更快地實現你的目標至關重要。

現在就做

我強烈建議你在每一個工作日開始工作前練習ABCDE方法。這樣,你一整天的計劃就一目了然了,它能讓你集中精力和決心去執行最重要的任務。

此外,你還保證了不太重要的任務不再妨礙真正重要的任務,這是邁向高效的一大步。

因此,作為本文介紹的一個非常有效的方法,你可以盡快在自己的日常生活中實踐ABCDE方法。現在,列出所有你想要完成的任務,並應用ABCDE方法來建立你的優先級從而讓自己取得更大的進步吧。

  • 本文作者:Jari Roomer
  • 原文標題The Most Productive People Don’t Use A To-Do List. They Use This Instead。
  • 譯者:喜湯

36氪》授權轉載

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