無法創造價值,就退出會議!高效率開會,試試這 6 個辦法
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無法創造價值,就退出會議!高效率開會,試試這 6 個辦法

2021 年 8 月 28 日

 
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國際知名品牌以及管理諮詢大師馬丁.林斯特龍在《常識工作法》中說,他在服務過全球 100 強企業後,他發現,大部分團隊低效、失控、員工歸屬感低弱的根源是組織、員工和消費者之間的脫節導致的常識缺乏。其中,常識缺乏的一個表現就是,無效卻頻繁的會議與 ppt 展示。

馬丁.林斯特龍說,會議以及 PPT 演示,會佔用我們近 50% 的工作時間。但幾乎沒有人願意承認這個數據,因為它是一種提示,表明一個組織在時間管理上是多麼糟糕。

一般來說,公司會圍繞各種計劃召開會議,比如目前計劃、遠景規劃和尚未制定的計劃等,同時也會召開計劃分析會議,比如先前的計劃在哪些方面出了問題,我們怎樣才能讓遠景規劃更好地發揮作用,等等。此外,公司還會召開戰略會議以及無力執行相關戰略的會議。事無鉅細,都需要召開會議,即便沒有人能在會上提出有價值的意見或做出有價值的結論。

那麼如何避免無效會議,下面我們來看幾條有助於舉辦成功的、合乎常識的會議的規則。

1. 不打電話、不做無意義的上網、不發電子郵件、不發簡訊

我曾在加州山景城的 Google 總部做過一次演講。台下有大約 200 名聽眾,在 30 分鐘的演講中,我只與 4 個人有過眼神接觸,其他所有人都在看筆記本電腦或手機。當然,也有一些員工在做記錄,通過手機或筆記本電腦的攝影機與我進行虛擬的目光接觸,但結果是一樣的:相比於聽我演講,他們還有更重要的事情要做。如果舉行的是線下會議,可以考慮買一個籃子或其他容器。與會者可以在自己的手機上貼一個便利貼,然後放進籃子,等會議結束後再取走。

2. 設定議題

無論召集的是線上還是線下會議,你都要問一問自己:我想在這次會議上達成什麼目標?然後再為會議做準備。如果這是當天的首次會議,讓每一名與會者都列出他們的議程,比如他們想要取得的成果等。在會議結束時,團隊負責人可以考慮發一封簡訊給與會者,重申一下重要決定和方向,提醒(和推動)每個人都保持專注。

簡而言之,就是敲定會議的內容。千萬不要說你們要 “ 評審 ” 什麼,這樣的主題太廣泛了。如果是就某事尋求批准或做出澄清,那就實話實說,越具體越好。

3. 設定時間限制

在大多數時長為一個小時的會議中,有 5 ~ 7 分鐘的時間會被小的技術問題佔據。這是一個需要解決的問題。職場中的確存在一個不成文的規定,那就是會議必須要開滿 60 分鐘;如果不到 60 分鐘,一定是在某個方面出了問題。其實,會議時間不應超過 30 分鐘

為了確保會議不超時,我會攜帶一個計時器,並告訴與會者,這個計時器代表著在座各位的累積薪資。線上線下舉辦面對面會議時,為確保不超時,我也會攜帶一個計時器,並告訴與會者一樣的內容。我估算了一下,最低時薪可能是 120 美元,最高時薪大概為 1,000 美元。

“ 現在大家都到齊了。 ” 我說, “ 這次會議還沒開始,但我們的成本已經出來了,約為 15,000 美元。而且我也參會,這個成本就更高了。所以,我們要計算時間。 ” 會議進行到 15 ~ 20 分鐘的時候,我指出在處理 IT 故障上我們已經浪費了 4,000 美元,並表示接下來我們要解決這一問題。無論是線下還是線上會議,計時器都有助於與會者集中註意力,把重點放到他們正在做的事情上,或者更準確地說,放到他們將要做的事情上。令人遺憾的是,很多時候,我都不得不帶著同一個計時器從一場會議轉到另一場會議。

那麼,這個計時器到底可以做什麼呢?除了作為一個運作的時間編年史,它還提醒與會者註意, 30 分鐘的會議必須有成效。如果他們能夠在 20 分鐘的時間裡解決議程上的所有問題,那麼剩餘的 10 分鐘也就沒有必要了。當然,作為基本的計時工具,計時器也是非常棒的。你是有效利用了還是浪費了會議時間,一看便知。另外,計時器還會減少會議期間的各種閒談。通過繪製時間分配圖,員工往往會驚訝地發現, “ 上班的時間不夠用 ” 這個常見的說辭原來是因為上網過多、休息太多、閒聊太多等等。

馬斯克說: “ 如果你明顯沒有在創造價值,就請立即退出會議或掛斷電話。這種離開並不是一種粗魯行為,讓別人留下來浪費時間,那才是粗魯的。 ”

我是他這條生產率規則的忠實信徒。簡而言之,在會議期間,如果與會者認為他們沒有可貢獻之處,那麼可以隨時離開會場。

4. 不是每一件事都要開會解決

你現在還記得哪些會議?原因是什麼?對大多數人來說,在任何一次會議上,他們能記住的事情最多不超過三件。看看現在的組織有多少可用的溝通工具:電子信件、電話會議、報告,電子表格和 PPT 等。不是每一件事都值得開會解決,在某種程度上,正是公司各部門之間的分裂導致會議扮演了它本不該扮演的角色。很多人安排和參加會議,是因為他們擔心自己被遺忘或忽略。如此一來,會議也就成了一種證明手段,證明你做的事情很重要。

下次如果有人說: “ 我們下週開個會吧。 ” 你可以問一句: “ 等一下,我們開這個會的目的是什麼? ” 如果目標是就某個問題達成一致意見,那麼就沒有必要安排會議。為什麼不當場敲定一個答案呢?如果結論是模棱兩可的,而且這個問題還涉及多個職能部門,那麼召開一次所有部門都參加的會議是必要的。

很多會議是違背常識的,那它們是不是應該取消呢?當然。但我在這裡要說的是,現在線上會議被嚴重濫用,已經到了完全不合常理的地步。會議的目的性已經不復存在,取而代之的則是一種習慣、一種被動的接受,而這就是目前商業世界廣泛存在的現象。但如果你遵循常識,情況未必會如此。

5. 事先承認線上會議固有的局限性

不用說,自疫情暴發以來,線上會議已經遠遠超越面對面的線下會議,並成為我們生活的重要組成部分。我們大多數人也覺得應該參加線上會議,因為這可以證明我們是多麼 “ 忙碌 ” 。然而,在現實生活中,我們什麼時候被要求站在離同事 3 英尺(約 1 米)的地方,然後盯著他們的臉看一個小時?

任何參加過 Zoom 或 Microsoft Teams 會議的人都知道,線上會議是一種非正常的媒介。時間遲滯、迴聲、令人分神的背景音效、畫面卡頓,以及持續不斷的自我評估(比如 “ 這邊畫面還好嗎? ” ),而所有這一切,只會讓事情變得更複雜。另外,線上會議中,由於看不到其他人的肢體語言,我們的集體同理心也會受到侵蝕。線上的沉默,往往會引發人的焦慮情緒。有的員工會患上 “ Zoom 疲勞併發症 ” ,因為在一天之中,他們大部分時間都盯著筆記本電腦或平板電腦。這種朝線上會議轉變的趨勢,實際上會降低員工的生產率。

6. 控制 ppt 的頁數

PPT 也就是幻燈片演示會讓會議變得更加複雜。在過去的 10 年,PPT 可以說是商業領域的常態,儘管在近幾年有失寵的趨勢。作為一名諮詢顧問,我承認,在大多數時候,我也會在會議前給客戶或同事發送 PPT 文件。但在會議開始後,我只會把該 PPT 作為視覺或聽覺背景使用,而每頁 PPT 的內容無非就是幾個詞或一張深思熟慮的插圖,比如通過某種隱喻,提示人們記住我剛才講的要點。

問題是,人們在開會時已經迷上了這些 PPT。對領導者來說,評價一名員工的生產率的最佳方式是什麼呢?看他的 PPT !通過研讀 PPT,領導者很快就能判斷出某個人生產率的高低。 “ 湯姆做事向來都有準備,而且準備得特別充分,你可以看看他做的 PPT,有 269 頁呢,還有 173 個圖表。難怪湯姆在過去一年裡能被兩次提拔兩次。還有,你看過珍妮特做的 PPT 嗎?整整 501 頁! ”

簡而言之,在世界各地的工作場所,員工都在競相製作內容最多、頁碼最多、圖表最多的 PPT。但是,嚴肅地講,對於這種花費大量時間製作的、向全世界受眾演示的PPT,人們真的能從中得到些什麼嗎?我參加過的最好的會議都有一個共同點,那就是沒有 PPT 演示。

我曾經和某家全球投資公司的執行長開過一次會,事實上,這也是我參加過的最好的會議之一。作為這家公司的顧問,我和這位執行長在他的辦公室開了長達三個小時的會。會上沒有任何PPT,相反,他還記了 15 頁的筆記。後來,在他的一位同事和我通電話時,我告訴她,我們兩個人剛剛開了一次極富有成效的會議。聽到這話後,她的第一反應是: “ 能把您的 PPT 發給我看看嗎? ” 當我告訴她沒有PPT 時,她脫口而出: “ 您和我們執行長開了三個小時的會,竟然沒有 PPT ? ” 我可以猜得出她的真實想法: “ 你怎麼可以這麼浪費執行長的時間呢?你難道不知道我們這裡是怎麼做事的嗎?真是魯莽! ”

事實上,有那麼一兩次,在做完 PPT 演示後,我發送了錯誤的 PPT 文件給與會者。然而,在後期查看時,他們卻沒有發現在該文件中,大約 40% 的內容跟我之前講的並不一樣。

但話說回來,PPT 和各種冗長的會議已經成為難以打破的習慣。這種難度,就好比讓一個一天抽兩包煙的人戒菸或讓一個嬰兒不用橡皮奶嘴一樣。如果你或你的同事能以另外一種更合乎常識的方式解釋某個事情的要點,為什麼不考慮完全拋開 PPT 呢?你甚至都不會注意到它們不見了。你會驚訝地發現,這樣做多麼節省時間,而你的大多數同事在反應過來之後,又會顯得多麼放鬆。

到目前為止,你應該聽過很多朋友或同事吹噓他們整天都在開會,工作有多忙。這就好像你接受的會議邀請越多,你得的分數就越高一樣。有些人只是想讓其他人知道他們有多忙而已。

以我(馬丁.林斯特龍)個人經驗來看,幾乎所有的商務人士都表示他們非常厭惡線上會議。他們認為這是對時間的巨大浪費,原因之一就是在大多數線上會議中,與會者的注意力都很難做到長時間集中。每個人都在為下次會議以及下下次會議做準備,至少他們腦海裡是這麼想的。

如果會議的真正好處之一是把不同部門的人聚在一起,為什麼跨部門會議還召開的那麼少呢?市場行銷部在開會的時候,營運部通常也在開會。市場行銷部拿出了一個可靠的計劃或策略,但最終卻被營運部在本部門的會議上以安全為由否決了。為什麼市場行銷部和營運部最開始的時候不開一次聯合辦公會呢?

什麼是常識?

常識和同理心不可避免地關聯在一起。同理心把人們聚集在一起,讓人們體驗站在他人立場考慮問題的感受。如果僅僅是為了安排會議而安排會議,那麼這些線上會議只會發揮迴聲的作用,進一步強化公司已有的觀念和偏見。組織這樣做只會培養出一個個怪物。當然,偶爾也會有極富有成果的會議,但大多數時候成效甚微。

36氪》授權轉載

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